ПІДСУМКИ ДІЯЛЬНОСТІ ДСУДА
У перебігу кампанії з підбиття підсумків роботи міністерств і відомств у 2024 році звітну Колегію провела і Держслужба управління документацією та архівами (ДСУДА).
З доповіддю про основні напрямки діяльності ДСУДА, ключові заходи та найбільш значущі досягнення виступила керівник відомства Зінаїда Тодорашко. Вона окреслила результати роботи, досягнуті успіхи в реалізації низки проектів, а також розповіла про намічені плани на поточний рік. Крім того, висвітлила і проблеми, які у 2024 році довелося розв’язувати очолюваній нею Держслужбі.
Зокрема наголошувалося, що з переходом держапарату на електронний документообіг в органах державної влади утворився об’ємний масив відповідних файлів.
«Розв’язати цю проблему має допомогти впровадження в експлуатацію Державної інформаційної системи «Архівне зберігання електронних документів», – наголосила Зінаїда Тодорашко.
Робота над проектом була розпочата ще у 2023 році. Спочатку розробили Концепцію організації зберігання електронних документів, потім визначили два основних модулі для тимчасового та постійного зберігання документів. Минулого року створили міжвідомчу групу, яка розробила структуру, функції Державної інформаційної системи «АХЕД», а також перелік нормативних актів для роботи з електронними документами.
Сьогодні ДСУДА продовжує співпрацю з Міністерством цифрового розвитку з доопрацювання технічного завдання для програмного забезпечення системи.
Виступ керівника ДСУДА логічно продовжив заступник Голови Уряду Віктор Таранов. Він акцентував увагу всіх присутніх на необхідності прискорення робіт в даному напрямку і зазначив, що реалізація ДІС допоможе оптимізувати процеси управління архівами та підвищити ефективність діяльності у відповідній сфері.
«Уже рік тривають роботи, періодично актуалізується концепція створення і технічне завдання в цьому питанні, – наголосив управлінець. – Вважаю, що необхідно знайти компроміс для того, щоб у найкоротші терміни завершити створення цього надзвичайно важливого для держави проекту. Обсяги електронного документообігу щорічно зростають. Тому нинішні реалії потребують відповідних систем зберігання даних. Саме у зв’язку з цим наполегливо прошу звернути увагу всіх залучених відомств на необхідність конструктивної взаємодії щодо створення ДІС «Архівне зберігання електронних документів».
У своєму виступі керівник Міністерства цифрового розвитку, зв’язку та масових комунікацій Олександр Димитрогло додав:
«Нині ми перебуваємо на завершальному етапі підготовки технічного завдання, яке ляже в основу цієї інформаційної системи. Будемо й надалі докладати зусиль, щоб прискоритися».
Ще один напрямок, у якому Держслужбі архівів необхідно працювати інтенсивніше, – це розвиток електронних державних послуг. Віктор Таранов зазначив, що на порталі пропонується п’ять послуг відомства, але жодна з них не представлена в електронному форматі. Він наголосив:
«З огляду на сучасні тенденції та реалії, Держслужбі необхідно зосередитися на опрацюванні питання, щоб полегшити громадянам одержання необхідних довідок та скоротити їхні витрати часу на відвідування архівів. Вважаю, що можливо розпочати з видачі архівних довідок про період роботи на тих чи інших підприємствах. У наших громадян, виходячи з тих звернень, які надходять зокрема до Уряду, під час оформлення пакета документів для нарахування пенсії, ця послуга дуже потрібна».
Під час обговорення виступу Зінаїди Тодорашко говорили про розвиток інфраструктури архівної служби. У свою чергу начальник ДСУДА подякувала керівництву республіки за сприяння в ремонті та підготовці будівлі для Держархіву. Нагадаємо читачам, що урочисте відкриття Держархіву за участю Президента Вадима Красносельського та Голови Уряду Олександра Розенберга відбулося в серпні минулого року. Нова будівля допомогла вирішити проблему забезпечення площами, оскільки раніше розширення відбувалося лише шляхом ущільнення структур ДСУДА в існуючих будівлях і наявних приміщеннях.
Водночас на сьогодні досить гостро стоїть питання щодо покращення умов зберігання архіву в Дубоссарах та збільшення площ Бендерського архівного фонду. Ці питання перебувають на контролі Уряду. Крім того, чітко окреслене коло завдань для розв’язання цих проблем. Подальші дії залежатимуть від фінансових можливостей держави, наголосив заступник Голови Уряду.
Присутні порушували й кадрові проблеми. Наприклад, сьогодні на державному обліку є 2 млн 158 тис. 485 одиниць зберігання. Це історія нашої країни та її громадян за 200 років. З них близько 1,5 млн становить архівний фонд, решта припадає на документи особового складу. Тільки за минулий рік було прийнято 14,6 тис. документів на зберігання.
Кількість документів і справ, що розміщені у сховищах, практично по всіх архівах перевищує встановлене навантаження на фахівців, наголосила Зінаїда Тодорашко. З метою розв’язання цієї проблеми, відомство активно працює над підвищенням кваліфікації своїх співробітників, а також прагне залучати до царини архівної діяльності молодих фахівців.
Під час обговорення звіту було позитивно відзначено реалізацію у 2024 році кількох значних проектів, спрямованих на збереження історичної пам’яті. Зокрема успішно завершений проект «Без терміну давності: Придністров’я», в рамках якого виконаний масштабний обсяг робіт з виявлення та систематизації архівних документів, що викривають злочини німецько-румунських окупантів проти мирного населення нашого краю в роки Великої Вітчизняної війни. За його підсумками створена база даних та видана збірка архівних матеріалів. ДСУДА провела серію заходів, присвячених 80-річчю визволення Придністров’я.
Під час підбиття підсумків звітної колегії Віктор Таранов подякував фахівцям відомства за виконану роботу і зазначив, що сьогодні ДСУДА працює на високому рівні і професійно виконує покладені на неї завдання.
Олександр ПЕТРЕНКО.